Według danych GUS w Polsce za pomocą e-faktur rozlicza się jedynie od 3 do 7% przedsiębiorstw. Dla porównania - w Danii 60% wszystkich faktur znajdujących się w obrocie to faktury elektroniczne.Rynek faktur elektronicznych w Polsce jest dopiero u progu rozwoju, a przecież obniżanie liczby transakcji zawieranych w tradycyjny sposób i przejście na wersje elektroniczne dokumentów niesie milionowe oszczędności.

Kto korzysta? Dlaczego warto?

Prekursorami w zakresie stosowania e-faktur są duże przedsiębiorstwa z branży finansów, ubezpieczeń i telekomunikacji, które na różne sposoby próbują zachęcić swoich klientów do rezygnacji z rozliczeń w formie papierowej. Z faktur elektronicznych często też korzystają sieci handlowe i spółki z branży motoryzacyjnej. Wprowadzanie e-faktur czy elektronicznego systemu dokumentów na razie częściej odnotowuje się w przypadku współpracy na poziomie przedsiębiorstw, czyli działaniach B2B, jednak firmy starają się stopniowo przechodzić na rozliczenia elektroniczne również w komunikacji z klientami indywidualnymi. W przypadkach wyżej wymienionych sektorów zastosowanie e-faktur bazuje na elektronicznych rozwiązaniach wspomagających wymianę danych (system EDI). Obieg informacji zostaje zautomatyzowany i ustandaryzowany, co umożliwia przyspieszenie przepływu korespondencji i wzrost efektywności działań. Niewątpliwym atutem rozliczeń elektronicznych jest zmniejszenie kosztów działalności biznesowej. Jednak rozpatrując wielowymiarowo wady i zalety e-faktury, należy dodać, iż jednym z częstszych powodów, dla których e-faktury nie budzą entuzjazmu, to bezlitosna terminowość. Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc miejsca na wymówki, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas.

Dla mniejszych przedsiębiorców, jedną z podstawowych barier związanych z wdrożeniem takiego rozwiązania, jest sam koszt inwestycji – próg wejścia. Funkcjonowanie e-faktur wymaga zainstalowania w firmie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wykupienia co rok lub co dwa lata certyfikatu, a następnie okresowego odnawiania licencji.

Dzięki zastosowaniu e-faktur średnia europejska firma oszczędza około 1000 euro rocznie, a przedsiębiorstwo wystawiające miesięcznie 20 tys. faktur - 3 mln euro. Szacuje się, że w Polsce liczba firm korzystających z rozwiązań EDI dopiero osiąga poziom zaledwie kilku tysięcy. Platformy i rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów, w tym e-faktur, pozostają dla firm źródłem korzyści finansowych, a także umożliwiają terminowe i bezpieczniejsze zarządzanie dokumentacją. Faktura elektroniczna jest automatycznie księgowana w systemie finansowym, co przyśpiesza jej obieg w ramach organizacji i gwarantuje terminowe regulowanie zobowiązań. Elementem zasługującym na uwagę jest fakt automatycznej walidacji, czyli weryfikacji danych z dokumentu z tymi znajdującymi się w systemie i na zamówieniu. Elektroniczna forma faktury jest wygodna w przechowywaniu i przeglądaniu, a dostęp do niej jest możliwy z każdego miejsca i w dowolnym momencie. Warto także podkreślić pozytywny wpływ na ekologię – wersje elektroniczne eliminują druk i redukują wykorzystanie papieru, a tym samym chronią środowisko.

Model outsourcingowy przy e-fakturach

Wprowadzenie e-faktury otwiera także drogę do skorzystania z outsourcingu zarządzania dokumentacją księgową, co wiąże się z dalszą redukcją kosztów. W takim modelu system do obiegu dokumentów dostarcza, wdraża i utrzymuje outsourcer. W gestii firmy zewnętrznej leży cała inwestycja związana z budową i obsługą infrastruktury informatycznej do obsługi e-faktury oraz wprowadzenie procedur optymalizujących i gwarantujących bezpieczeństwo procesu. Po podsumowaniu oszczędności wynikające z przekazania zarządzania elektroniczną dokumentacją wyspecjalizowanym w tym firmom, obniża koszt przetwarzanie dokumentu (w porównaniu do wersji papierowej) nawet o kilkadziesiąt procent.

Ważne - uwarunkowania prawne

Według obowiązujących w Polsce przepisów e-fakturą jest tylko i wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI. Obowiązujące w Polsce przepisy prawne (np. rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005) umożliwiają przedsiębiorcom stosowanie e-faktur w wymianie handlowej. Wprowadzone niedawno zmiany w przepisach zapewniają podmiotom korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia i otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. Różnica polega tylko na sposobie przechowywania dokumentacji księgowej. Podobnie jak faktura papierowa archiwizowana jest np.: w segregatorze, e-faktura powinna być przechowywana na dysku, płycie CD lub dowolnym nośniku multimedialnym. Ustawodawca wymaga jedynie, aby plik elektroniczny zawierający e-fakturę był udostępniony na żądanie Urzędu Skarbowego.

Inwestycje w elektroniczne formy zarządzania dokumentami – nie tylko w odniesieniu do e-faktur – są wymogiem konkurencyjności i innowacyjnego podejścia do biznesu. Komisja Europejska pracuje nad projektem ustawy mającej zlikwidować różnice między fakturami elektronicznymi i zwykłymi. Według planu, do końca 2012 roku wszystkie państwa członkowskie mają wprowadzić nowe rozwiązania ułatwiające obrót faktur elektronicznych. W nadchodzących latach przedsiębiorstwa obsługujące klientów masowych będą wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów, w którym e-faktury będą nie tylko usprawnieniem w funkcjonowaniu, ale staną się elementem dobrych praktyk i – miejmy nadzieję – przykładem do naśladowania przez polskie firmy.