Zauważyłem błąd na fakturze, wystawiłem fakturę korygującą i co dalej? – pyta w liście do redakcji pan Leszek. Sprawdźmy, jakie problemy może napotkać pan Leszek w zakresie podatku VAT i jak powinien je rozwiązać.

Inaczej PIT, a inaczej VAT

Wystawca faktury odrębnie powinien potraktować korektę w zakresie KPiR i odrębnie dla celów VAT. Skutki będą zależeć również od tego, czy:

* faktura koryguje pozycje, które dotyczą ceny lub kwoty podatku, a zatem mogą wpływać na kwoty wykazywane w deklaracjach i księgach, czy też dotyczą innych pozycji, niewpływających na kwestie obliczeniowe,
* faktura powoduje podwyższenie ceny świadczenia lub podatku, czy też ich obniżenie,mamy do czynienia z fakturą korygującą, czy też notą korygującą.

Podatek VAT – wystawiamy fakturę korygującą

1. Zmniejszenie podstawy opodatkowania

Fakturę wystawiliśmy błędnie na 100 zł, zaksięgowaliśmy ją, ale okazało się, że towar faktycznie kosztował 80 zł.

Ujęcie korekty obniżającej podstawę opodatkowania następuje dopiero po otrzymaniu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru (wysyłamy ją zatem zawsze za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).

Załóżmy, że omyłkowo wystawiliśmy fakturę, na której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna. Wystawiamy fakturę korygującą i czekamy na otrzymanie od kontrahenta potwierdzenia otrzymania korekty. Dopiero po uzyskaniu potwierdzenia możemy ująć tę korektę w deklaracji VAT, a urząd zwróci nam nadpłacony podatek.

Odwołajmy się zatem do brzmienia ustawy–. W przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano (podstawą jest art. 29 ust 4a ustawy o VAT).

UWAGA: Nie trzeba mieć potwierdzenia otrzymania faktury korygującej dla eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju (np. dostawa łącznie z montażem), energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług rozprowadzania wody, gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, a także sanitarnych i pokrewnych do sanitarnych.

W przypadku powyższych czynności korekta deklaracji VAT oraz ewidencji następuje w okresie, w którym nabywca uzyska fakturę korygującą (a nie w okresie uzyskania przez nas potwierdzenia, możemy zatem wysyłać korektę nawet bez takiego potwierdzenia odbioru).

2. Podwyższenie podstawy opodatkowania

Ustawodawca nie wspomina, jak należy postąpić w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania. A zatem trzeba przyjąć, że skoro popełniliśmy błąd i zaniżyliśmy podstawę opodatkowania (czy też wartość podatku należnego), to my musimy ponieść tego konsekwencje. Skoro tak, to musimy cofnąć się do okresu, w którym popełniliśmy błąd i podwyższyć wartość wskazaną w deklaracji VAT – ale tym samym złożyć zeznanie korygujące dotychczasowe łącznie z pisemnym uzasadnieniem przyczyn pomyłki. Niestety, w tym przypadku musimy zapłacić odsetki za zwłokę.

3. Gdy faktura dotyczy innych pozycji niż rachunkowe

Skoro nie widzimy związku między kwotami ujętymi w deklaracji podatkowej a korektą (np. pomyliliśmy się w numerze NIP nabywcy), nie korygujemy deklaracji VAT ani ewidencji. Jedyne, co powinniśmy zrobić, to spiąć fakturę korygującą z wcześniej wystawioną fakturą.



Podatek VAT – otrzymujemy fakturę korygującą

Skoro otrzymaliśmy fakturę korygującą, to musimy ją odpowiednio ująć w ewidencji VAT oraz – odpowiednio – rozliczyć w deklaracji VAT-7 (VAT-7K).

1. Korekta zmniejsza podstawę opodatkowania

To przypadek, w którym po uzyskaniu faktury korygującej okazuje się, że może odliczyć mniej niż początkowo mogliśmy odliczyć na podstawie faktury pierwotnej. Mimo że teoretycznie zaniżyliśmy zobowiązanie podatkowe (bo wcześniej odliczyliśmy więcej), korekty dokonujemy w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymaliśmy. A zatem księgujemy ją na bieżąco. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym dokonujemy tego obniżenia (art. 86 ust 10a ustawy o VAT). Spójrzmy na przykład:

Pan Leszek otrzymał fakturę 20 marca 2010 r. na kwotę na kwotę 100 zł plus 22% VAT. Odliczenie przysługuje mu – zgodnie z ustawą o VAT – za okres jej otrzymania, czyli za marzec, lub w jednym z dwóch okresów bezpośrednio po marcu. Pan Leszek decyduje, że fakturę ujmie w deklaracji VAT-7 dopiero za maj. W kwietniu otrzymuje fakturę korygującą obniżającą wartość z faktury pierwotnej do 80 zł plus 22% VAT. A zatem zgodnie z powyższą zasadą nie dokonał jeszcze odliczenia, a prawo do jego dokonania mu przysługuje - czyli może zmniejszyć kwotę podatku naliczonego. Pan Leszek dokona tego w rozliczeniu za okres, w którym dokonuje obniżenia o VAT z otrzymanej faktury pierwotnej. Czyli korektę otrzymaną w kwietniu ujmie w miesiącu odliczenia VAT z faktury głównej – w maju.

2. Korekta podwyższa podstawę opodatkowania

W tym przypadku nie występują żadne zasady szczególne, a zatem korektę ujmujemy zgodnie z zasadami ogólnymi – w miesiącu otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

3. Gdy faktura dotyczy innych pozycji niż rachunkowe

Postąpimy podobnie jak w przypadku podatnika wystawiającego fakturę – po prostu podepniemy taką korektę pod tę fakturę pierwotną, której korekta dotyczy.

4. Przypadki szczególne

A jeśli otrzymaliśmy fakturę za media, podwyższającą podstawę opodatkowania? Przecież w takim przypadku odliczenia dokonuje się na zasadach szczególnych? Rzeczywiście, odliczenia z faktury za media dokonuje się na zasadach szczególnych. Jeżeli faktura za media zawiera informację, jakiego okresu dotyczy, należy ją ująć w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności.

Takich zasad ustawodawca nie wprowadza w przypadku faktury korygującej. Zatem stosujemy zasady wskazane powyżej.

Korekty a duplikaty

Czymś innym jest otrzymanie korekty, a czymś innym – duplikatu. Duplikat zawiera treść faktury pierwotnej, gdy ta uległa zniszczeniu lub zagubieniu lub gdy po prostu nie dotarła do nabywcy. U wystawcy nie spowoduje ona żadnych zmian w podatku i w ewidencji. Po prostu ponownie wystawi on fakturę z dopiskiem „duplikat”. W przypadku nabywcy natomiast:

* jeżeli faktura pierwotna była już księgowana, lecz zaginęła – należy duplikat traktować tak, jakby był tą pierwotną fakturą,jeżeli faktura nie została zaksięgowana i nie stanowiła podstawy odliczenia VAT – duplikat będzie księgowany, jakby faktura dopiero dotarła do nabywcy (a zatem w przypadku ogólnym mnożna taki duplikat księgować w okresie jego otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych).