Zgłoszenie przedsiębiorcy i jego pracowników do zakładu ubezpieczeń społecznych (ZUS)

Zgłoszenie przedsiębiorcy i jego pracowników do zakładu ubezpieczeń społecznych dotyczy osób podlegających obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz płatnika składek na Fundusz Pracy. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności bądź zatrudnienia pracownika i musi być ono własnoręcznie podpisane przez osobę zgłaszaną. Niezbędne dokumenty do zgłoszenia to: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenie o numerze Regon.

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 137, poz. 887 ze zm.), obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ubezpieczonych należy do płatnika składek.

Ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociaż jednemu z ubezpieczeń społecznych.

Płatnikiem składek jest m.in.:

• ubezpieczony zobowiązany do opłacenia składek na własne ubezpieczenia społeczne;
• pracodawca - w stosunku do pracowników i poborowych odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
• osoba prowadząca pozarolniczą działalność - w stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności;
• ośrodek pomocy społecznej - w stosunku do osób rezygnujących z zatrudnienia w związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub ciężko chorym członkiem rodziny oraz wspólnie niezamieszkującymi matką, ojcem lub rodzeństwem, jak również w stosunku do osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, jeżeli zostanie uprawniony do wypłaty tych świadczeń przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.
• powiatowy urząd pracy - w stosunku do osób pobierających zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych - w stosunku do osób podlegających ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłki te wypłaca Zakład;
• Biuro Terenowe Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - w stosunku do osób, których świadczenia pracownicze finansowane są ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, jeżeli świadczenia te wypłacane są przez to Biuro;
• jednostka obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzona przez jednostkę samorządu terytorialnego - jeŜeli rozlicza i opłaca składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty;
• wójt, burmistrz lub prezydent miasta - w stosunku do osób otrzymujących świadczenie pielęgnacyjne, na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych;
• podmiot, który wypłaca świadczenie szkoleniowe po ustaniu zatrudnienia - w stosunku do osób, którym wypłaca to świadczenie.

Ubezpieczenia społeczne obejmują:

• ubezpieczenie emerytalne,
• ubezpieczenia rentowe,
• ubezpieczenie w razie choroby i macierzyństwa,
• ubezpieczenie z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi podlegają zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Są to, z zastrzeżeniami określonymi w ww. ustawie, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są m. in.:

• pracownikami, z wyłączeniem prokuratorów,
• osobami wykonującymi pracę nakładczą,
• osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi,
• osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej mowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwanymi dalej „zleceniobiorcami” oraz osobami z nimi współpracującymi,
• osobami pobierającymi zasiłek dla bezrobotnych lub pobierającymi stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy tzw. bezrobotni,
• osobami przebywającymi na urlopach wychowawczych lub pobierającymi zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• osobami pobierającymi świadczenia socjalne wypłacane w okresie urlopu oraz osobami pobierającymi zasiłek socjalny wypłacany na czas przekwalifikowania zawodowego i poszukiwania nowego zatrudnienia, a także osobami pobierającymi wynagrodzenie przysługujące w okresie korzystania ze świadczenia górniczego albo w okresie korzystania ze stypendium na przekwalifikowanie, wynikające z odrębnych przepisów lub układów zbiorowych pracy,
• osobami pobierającymi świadczenie szkoleniowe wypłacane po ustaniu zatrudnienia.

Przypadki spełniania przez osoby fizyczne warunków do objęcia ich ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z kilku tytułów (tzw. zbieg tytułów ubezpieczenia) reguluje art. 9 ww. ustawy.
Obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu podlegają pracownicy.
Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają na swój wniosek przedsiębiorcy, zleceniobiorcy i osoby z nimi współpracujące.
Obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają, osoby podlegające ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu zleceniobiorcy i osoby z nimi współpracujące, jeżeli wykonują pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy.

Ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne w następujących okresach:

• pracownicy - od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku,
• zleceniobiorcy - od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy,
• osoby prowadzące działalność pozarolniczą - od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności,
• osoby współpracujące - od dnia rozpoczęcia współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej albo umowy zlecenia do dnia zakończenia tej współpracy.

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć:

• druk ZUS ZFA - Zgłoszenie płatnika składek – w przypadku osoby fizycznej;
• druk ZUS ZPA – Zgłoszenie płatnika składek – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS, we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej ZUS.

Zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZFA) - osoby fizycznej zawiera w szczególności następujące dane: numery NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest pozarolnicza działalność, nazwę organu wydającego uprawnienie oraz datę jego wydania, nazwę skróconą firmy, pod którą prowadzona jest pozarolnicza działalność, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres siedziby, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

Zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA) - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej zawiera w szczególności następujące dane: numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika, nazwę zgodną z aktem prawnym konstytuującym płatnika, nazwę organu założycielskiego płatnika, występowanie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, datę i numer wpisu do rejestru lub ewidencji, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby i adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osoby ubezpieczonej dokonuje się na druku ZUS ZUA, na którym zamieszcza się w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania, dane dotyczące ubezpieczeń społecznych m.in. datę powstania obowiązku ubezpieczeń, dane dotyczące obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego.

Do zgłoszenia płatnika składek do ubezpieczeń społecznych płatnik jest zobowiązany dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON (przy rejestracji wymagana jest pieczątka płatnika).

Dokonanie zgłoszenia płatnika składek do ubezpieczeń społecznych i osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu nie podlega opłacie.

Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia druku - zgłoszenie płatnika składek w ZUS w terminie 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenie albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

Osoby, które obejmowane są ubezpieczeniami społecznymi na zasadach dobrowolności, z wyłączeniem osób, które zamierzają kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek o objęcie ubezpieczeniem w terminie przez nie wybranym.

Przyjęcie zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dokonania zgłoszenia (zgodnie z regulacjami dotyczącymi terminu załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym).

ZUS jest również powołany do pobierania nałożonych na pracodawcę składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki te pobierane są łącznie ze składkami na ubezpieczenie społeczne.
Informacje dotyczące ubezpieczeń społecznych znajdują się stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Nie później niż w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia społecznego ubezpieczony (osoba fizyczna podlegająca chociaż jednemu z ubezpieczeń społecznych) jest zobowiązany do zawarcia umowy z otwartym funduszem emerytalnym.

(źródło: msp.krakow.pl)